Digitaliser une AG : préparation, votes en ligne, archivage
Une assemblée générale de copropriété, c'est encore trop souvent des enveloppes timbrées, des classeurs en hall, des PV papier en cinquante exemplaires. La loi ELAN puis l'ordonnance du 30 octobre 2020 ont ouvert la voie à l'AG dématérialisée. Voici comment faire, étape par étape.
Ce que la loi autorise (et ce qu'elle exige)
Depuis 2020, vous pouvez :
- Envoyer la convocation par email avec accusé de réception, à condition que le copropriétaire ait donné son accord écrit préalable.
- Tenir l'AG en visioconférence, ou en hybride présentiel et visio.
- Voter par correspondance avant l'AG via un formulaire dédié.
- Signer le procès-verbal électroniquement (signature qualifiée eIDAS).
En revanche, le vote en direct doit rester traçable : pas de show de mains anonymes, chaque voix doit être attribuable.
Étape 1 : récolter les accords numériques
Avant d'envoyer une convocation par email, vous avez besoin de l'accord écrit de chaque copropriétaire concerné. C'est le seul gros pas administratif. Astuce : profitez de la prochaine AG en présentiel pour faire signer un formulaire collectif. Une fois fait, c'est valide indéfiniment.
Étape 2 : préparer la convocation
La convocation doit contenir l'ordre du jour précis (résolutions numérotées), les documents annexes, le bulletin de vote par correspondance, le formulaire de pouvoir et les modalités de connexion à la visio. Le délai légal reste de 21 jours minimum avant l'AG. Avec un outil dédié, l'envoi prend cinq minutes au lieu d'une journée à imprimer, plier, affranchir.
Étape 3 : les votes par correspondance
Le formulaire doit être reçu trois jours avant l'AG. Pour chaque résolution, le copropriétaire coche pour, contre ou abstention. En ligne, il vote en deux minutes et vous récupérez les résultats consolidés automatiquement.
Étape 4 : tenir l'AG en visio
Prévoyez un président de séance, un scrutateur qui valide le quorum et les votes, un secrétaire qui rédige le PV en direct, un test de la visio trente minutes avant, et un canal de secours téléphonique. Pour chaque résolution, le président lit le texte, recueille les votes (visio et correspondance) et annonce le résultat.
Étape 5 : rédiger et signer le PV
Le PV indique pour chaque résolution le texte exact, la majorité requise (article 24, 25 ou 26), les voix pour, contre et abstention, et le résultat. La signature électronique qualifiée (eIDAS) a la même valeur qu'une signature manuscrite, pour environ 10 € par signature.
Étape 6 : notifier les décisions
Le PV doit être notifié dans les deux mois aux copropriétaires opposants ou défaillants : c'est ce délai qui ouvre les recours. Une plateforme automatise la notification avec accusé de réception et l'archivage du PV signé.
Combien de temps gagné ?
Sur une AG de 30 lots en mode 100 % papier, comptez deux à trois jours de préparation côté syndic. En dématérialisé : deux à trois heures. Et le coût matériel passe d'environ 150 € à 10 €.
CoproApp réunit alertes, messagerie, charges, documents et gestion d'AG dans une seule app conforme RGPD.