Copropriété et RGPD : le guide pratique 2026
Une copropriété, ce sont des données personnelles : noms, adresses, numéros de lot, emails, téléphone, parfois infos bancaires. Le RGPD ne fait pas d'exception : syndic bénévole ou cabinet professionnel, vous êtes responsable de traitement. Voici ce qu'il faut avoir en place, ni plus, ni moins.
1. Identifier vos traitements
Avant tout, listez ce que vous faites avec les données. Dans une copro typique :
- Annuaire des copropriétaires et locataires (gestion AG, communications)
- Suivi des charges et impayés
- Tickets d'incidents (avec photos, parfois données sensibles)
- Vidéosurveillance des parties communes (si applicable)
- Listes d'envoi pour communications (alertes, newsletters)
Chacun est un traitement au sens RGPD. Chacun doit avoir une base légale, une finalité, une durée de conservation.
2. Tenir un registre des traitements
Obligatoire au-delà de 250 personnes, fortement recommandé en deçà. Pour chaque traitement, le registre indique la finalité, la base légale, les catégories de personnes et de données concernées, les destinataires, la durée de conservation et les mesures de sécurité.
La CNIL met à disposition un modèle de registre librement réutilisable.
3. Informer les résidents
Tout résident doit pouvoir savoir, en clair et avant la collecte :
- Qui collecte (le syndic, sous quelle forme juridique)
- Pourquoi (gestion de copropriété, pas marketing)
- Combien de temps les données sont conservées
- Quels sont ses droits et comment les exercer
4. Gérer les demandes des résidents
Vous avez un mois pour répondre à une demande d'accès, de rectification ou d'effacement. Préparez un process simple : une boîte mail dédiée, un mode opératoire interne, un journal des demandes. Sans process, vous risquez l'oubli, et la sanction.
5. Sécuriser les données
- Mots de passe complexes, changés au départ d'un membre du conseil syndical
- Hébergement dans l'UE de préférence (limite les transferts internationaux)
- Chiffrement TLS pour tout échange en ligne, sauvegardes chiffrées
- Accès strictement limité : un gardien n'a pas besoin du RIB des résidents
6. Le cas des prestataires
Votre logiciel de gestion est un sous-traitant au sens RGPD. À ce titre, il doit signer avec vous un DPA qui précise ce qu'il fait des données, où il les stocke, comment il les protège, et ce qu'il en fait à la fin du contrat. Si un prestataire refuse de fournir un DPA ou d'expliquer où sont hébergées vos données : changez. C'est un signal rouge.
7. Notifier en cas de fuite
En cas de violation de données, vous avez 72 heures pour notifier la CNIL. Si le risque pour les résidents est élevé, vous devez aussi les informer directement. Préparez un plan d'incident à froid : le jour où ça arrive, vous serez sous pression.
CoproApp réunit alertes, messagerie, charges, documents et gestion d'AG dans une seule app conforme RGPD.